Helferliste fürs Vereinsfest, die sich von allein füllt
Jedes Fest dieselbe Geschichte: Die Liste hängt aus, halb voll, und drei Wochen vorher telefoniert der Vorstand die Mitglieder ab. Das muss nicht sein – es liegt meist nicht am Unwillen, sondern an der Art der Liste.
Warum die Liste leer bleibt
Wer sich nicht einträgt, ist selten faul. Meistens ist einer dieser Gründe schuld:
- Die Liste hängt im Vereinsheim. Wer gerade nicht da war, sieht sie nie.
- Die Schicht ist zu groß. „Samstag Ausschank" klingt nach dem ganzen Tag. Niemand weiß, worauf er sich einlässt.
- Unklar, was zu tun ist. Wer noch nie hinter der Theke stand, trägt sich nicht für etwas ein, das er nicht kennt.
- Man sieht nicht, wer noch fehlt. Eine halb volle Liste motiviert, eine unsichtbare nicht.
- Man vergisst es. Zwischen Eintragen und Fest liegen sechs Wochen.
Schichten, die jemand freiwillig übernimmt
Drei Regeln, die den größten Unterschied machen:
- Höchstens drei Stunden. Lieber zwei Schichten mehr. „Samstag 14 bis 17 Uhr" sagt jemand eher zu als „Samstagnachmittag".
- Ein Satz, was zu tun ist. „Getränke ausgeben, kassieren, Gläser abräumen. Einweisung um 13:45 Uhr." Damit trauen sich auch Neue.
- Sag, wie viele gebraucht werden. „4 von 6 Plätzen belegt" wirkt stärker als jeder Appell.
Und plant die unbeliebten Schichten zuerst: Abbau am Sonntagabend, Frühschicht beim Aufbau. Wer die zuletzt verteilt, verteilt sie an niemanden.
Wer eintragen soll, muss es auf dem Handy können
Der eigentliche Sprung liegt nicht im Plan, sondern im Zugang. Wenn sich jemand abends auf dem Sofa in zwanzig Sekunden eintragen kann, passiert es. Wenn er dafür ins Vereinsheim muss, passiert es nicht.
Was dabei helfen muss:
- Die freien Schichten sind mit einem Blick zu sehen.
- Eintragen und wieder austragen geht selbst – ohne jemanden zu fragen.
- Wer sich eingetragen hat, bekommt am Tag davor eine Erinnerung.
- Der Vorstand sieht jederzeit, wo es noch klemmt, und kann gezielt nachfragen statt alle anzurufen.
Nach dem Fest ist vor dem Fest
Das Wertvollste am Ende eines Festes ist die Erinnerung daran, wie es gelaufen ist. Notiert direkt danach: Welche Schichten waren zu knapp besetzt? Wo standen drei Leute herum? Wie viel Ware ist übrig geblieben?
Wer das festhält, plant im nächsten Jahr in zwanzig Minuten statt in zwei Abenden – und kann den Helfern sagen, was sie bewirkt haben. Das ist die beste Werbung für die nächste Liste.
Häufige Fragen
Wie viele Helfer brauchen wir pro Schicht?
Als grober Anhalt: für den Ausschank eine Person je 50 erwartete Gäste und Stunde, in der Küche etwas mehr. Verlasst euch aber vor allem auf eure eigenen Zahlen vom Vorjahr – deshalb lohnt es, sie aufzuschreiben.
Was tun, wenn sich trotzdem niemand einträgt?
Persönlich fragen, aber gezielt: nicht „wer kann?" in die Gruppe, sondern „Kannst du Samstag von 14 bis 17 Uhr?" an eine Person. Die Zusagequote ist ein Vielfaches davon.
Lohnt sich das auch für ein kleines Fest?
Gerade da. Bei einem kleinen Fest hängen oft noch mehr Aufgaben an wenigen Leuten. Wer die Arbeit sichtbar macht, verteilt sie auch.