Mitgliederverwaltung ohne Excel
Fast jeder Verein fängt mit einer Tabelle an, und für kleine Vereine ist das völlig in Ordnung. Interessant wird die Frage, ab wann es kippt – und was beim Wechsel wirklich zählt.
Wann Excel noch reicht
Eine Tabelle ist kostenlos, jeder kann sie bedienen, und sie ist sofort da. Solange diese vier Dinge stimmen, gibt es keinen Grund zu wechseln:
- Der Verein hat weniger als etwa fünfzig Mitglieder.
- Es pflegt genau eine Person die Liste.
- Die Beiträge sind für alle gleich.
- Es gibt keine Abteilungen mit eigenen Zuständigkeiten.
Wer das abnickt, sollte seine Zeit in etwas anderes stecken als in eine Software-Einführung.
Woran es dann doch scheitert
Kippen tut es fast immer an denselben Stellen:
- Zwei Fassungen. Der Kassier hat eine, der Schriftführer eine – und beide sind ein bisschen anders.
- Der Wechsel im Amt. Die Datei liegt auf dem Privatrechner des Vorgängers, in einer Version von vor zwei Jahren.
- Datenschutz. Eine Datei mit allen Mitgliedsdaten per Mail ist genau das, was nicht passieren soll.
- Abteilungen. Sobald mehrere Leute pflegen sollen, fehlt eine Rechteverwaltung.
- Doppelte Arbeit. Dieselben Namen stehen in der Mitgliederliste, in der Helferliste, in der Terminzusage und in der WhatsApp-Gruppe.
Der letzte Punkt ist der teuerste, und er fällt am wenigsten auf, weil er sich auf viele Abende verteilt.
Worauf es beim Wechsel ankommt
Nicht auf den Funktionsumfang – auf den Alltag. Diese Fragen entscheiden, ob das neue System nach einem Jahr noch benutzt wird:
- Kommen eure vorhandenen Daten hinein? Ein Import aus Excel oder CSV muss selbstverständlich sein. Wer 120 Mitglieder abtippen soll, bricht ab.
- Können Mitglieder ihre Daten selbst pflegen? Das ist der einzige Weg, wie eine Liste dauerhaft aktuell bleibt.
- Gibt es Rollen und Rechte? Sonst habt ihr das Excel-Problem in Bunt.
- Kommt ihr wieder heraus? Ein vollständiger Export in gängigen Formaten, jederzeit. Ohne den macht ihr euch abhängig.
- Gibt es einen AVV? Siehe unseren Beitrag zum Datenschutz im Verein.
- Was kostet es wirklich? Achtet auf Preise pro Mitglied – bei einem wachsenden Verein wird daraus schnell etwas anderes, als auf der Website stand.
Was Software nicht löst
Damit die Erwartung stimmt, auch die andere Seite:
- Eine Software macht aus einem inaktiven Verein keinen aktiven.
- Wenn niemand die Daten pflegt, sind sie auch digital falsch.
- Der Umstieg kostet einmal Zeit – meist ein bis zwei Abende, plus eine Saison Gewöhnung.
- Mitglieder, die nichts Digitales nutzen, bleiben. Für die braucht es weiter den Aushang.
Der ehrliche Nutzen liegt woanders: Der Vorstand verbringt weniger Zeit mit Verwalten und mehr mit dem, wofür der Verein da ist. Das klingt weniger spektakulär als „Digitalisierung", ist aber der Grund, warum Vereine dabeibleiben.
Häufige Fragen
Können wir unsere Excel-Liste übernehmen?
Ja, wenn die Software einen Import kann. Achtet darauf, dass eure Liste eine Kopfzeile hat und je Mitglied eine Zeile. Bei Vereazy schickt ihr uns die Datei und wir übernehmen sie beim Einrichten.
Was kostet eine Vereinssoftware?
Die Spanne ist groß. Verbreitet sind Preise pro Mitglied und Monat, bei denen ein Verein mit 200 Mitgliedern schnell im dreistelligen Bereich pro Jahr landet, sowie Pauschalen für den ganzen Verein. Rechnet immer auf euren Mitgliederstand hoch, bevor ihr vergleicht.
Ersetzt so eine Software unsere Buchhaltung?
In der Regel nicht vollständig. Eine Beitragsübersicht zeigt, wer bezahlt hat und wer offen ist; eine Buchführung mit Lastschrifteinzug und Jahresabschluss ist etwas anderes. Prüft, was ihr wirklich braucht – oft ist es weniger, als der Prospekt verspricht.